Klantvraag
Wij vroegen Marianne Mulder van VCMCM en Dinga van Driel van Drielink Coaching ons voor te bereiden op het interview met de opdrachtgever in een nieuwe procedure van aanbesteding.
Voor het baggeren van een aantal recreatieve vaarwegen, hanteert Provincie Noord-Holland de aanbestedingsvorm bvp (best value procurement), ofwel prestatiegerichte inkoop. Uitvoerende partijen dienen aan de hand van basale gegevens een prijs en een plan in waarin staat hoe ze het werk gaan doen, inclusief risicodossier en kansendossier. Wij zijn, na beoordeling van onze plannen, uitgenodigd voor een interview waarin we nader zullen worden bevraagd over het project en ons plan. Nadat ook de interviews zijn beoordeeld, worden de punten voor plannen en interviews verrekend met de aanneemsom en wordt de winnaar bepaald.
Aanpak
Leren door te doen
Omdat het voor ons de eerste keer was dat we met deze aanbestedingsvorm meedoen, hebben we Marianne en Dinga gevraagd om te helpen voorbereiden op de interviews. Eerst gaven zij een toelichting over de aanbestedingsprocedure en communicatie-aspecten, daarna deden we een proefinterview. Aansluitend kregen wij eerst ieder apart feedback en tips, waarna we plenair onze bevindingen deelden.
In het tweede proefinterview, met nieuwe vragen, brachten wij meteen het geleerde in de praktijk. Ook na deze ronde kregen we feedback en tips en deelden we met elkaar ieders bevindingen. Op deze manier waren wij goed voorbereid op de werkelijke interviews.
Marianne Mulder adviseerde, mede op basis van eigen ervaring, over de procedure en de inhoudelijke vragen die we konden verwachten. Zij lette op de inhoud en de onderlinge afstemming van onze antwoorden. Dinga van Driel begeleidde en adviseerde met name over houding, gedrag en manier van communiceren, zowel verbaal als non-verbaal.
Resultaat
Concrete aanwijzingen
Een zinvolle en prettige voorbereiding. Het gaf veel rust om te weten wat je te wachten staat, welke vragen er gesteld kunnen worden en hoe je vragen beantwoordt. Ook fijn om concrete aanwijzingen te krijgen om te letten op hoe je overkomt en hoe je dingen zegt. We hebben erg veel geleerd, zeker door de twee proefrondes in één sessie. Daardoor gingen we gerustgesteld en veel zekerder de echte interviews in. We hadden na afloop dan ook het idee dat het erg goed ging en we het project zouden binnenhalen. Natuurlijk ben je uiteindelijk afhankelijk van de beoordeling van de opdrachtgever en weet je niet hoe andere partijen het doen. Maar ik kan iedereen deze voorbereiding aanraden, nou ja, liever niet onze concurrenten ;).
Harry Verboon, directeur Verboon Maasland